Außendienst und Baustelle an einem Ort zusammenführen

Unternehmen, die bei Telekom- und Glasfaserprojekten viele Teams, Projekte und Materialien gleichzeitig steuern. Vom Teamleiter vor Ort bis zu Betrieb und Buchhaltung im Büro sehen verschiedene Menschen verschiedene Teile der Arbeit.

• Außendienstteams und Teamleiter, die am selben Tag an verschiedenen Projekten arbeiten
• Projekt- und Geschäftsleitung, die Arbeit planen, prüfen und freigeben
• Das Lager, das Material, Fahrzeuge und Ausrüstung verfolgt
• Das Büro, das Stundenzettel, Abschlagsrechnungen und Berichte erstellt

Draußen geht die Arbeit schnell voran; die Informationen verteilen sich auf Nachrichten, Fotos und einzelne Tabellen. Welches Team wo was macht, welche Arbeit auf Freigabe wartet, wohin Material gegangen ist – oft erst am Abend sichtbar und von Hand zusammengetragen.

• Die Tagesarbeit bleibt in Nachrichten und Papierformularen
• Team-, Fahrzeug- und Personalplanung wird jeden Morgen neu aufgebaut
• Der Projektfortschritt (Pläne, Verteiler, Kabel, Tiefbau) ist nicht an einem Ort sichtbar
• Materialausgaben und Zuweisungen passen nicht zum Bestand
• Leistung, Stunden und Abrechnung werden am Periodenende von Hand gesammelt

Wir haben nicht bei Bildschirmen angefangen, sondern beim Ablauf eines Arbeitstags: morgens die Teamplanung, tagsüber die Erfassung, abends Kontrolle und Freigabe, am Periodenende der Bericht. Ziel: Wer eine Information zuerst sieht, erfasst sie direkt – und jeder sieht nur, was ihm nützt.

• In Rollen denken: Teamleiter, Projektleitung und Geschäftsleitung sehen Verschiedenes
• Schnelle Erfassung am Handy vor Ort, gesammelte Kontrolle am Desktop im Büro
• Ein klarer Freigabeprozess: Entwurf, eingereicht, freigegeben oder abgelehnt
• Einträge nach Abrechnungsperioden bündeln

Wir haben das Problem für zwei Arbeitsweisen gelöst: als SaaS, das mehrere Unternehmen jeweils in ihrem eigenen Bereich nutzen, und als Verwaltungssystem, das auf die Arbeitsweise eines Unternehmens zugeschnitten ist. Das sind keine zwei Pakete zur Auswahl, sondern zwei Architekturentscheidungen für dasselbe Problem.